Formules de politesse dans vos e-mails : pourquoi « cordialement » n’est pas la bonne solution, selon les spécialistes

Au Portugal, une spécialiste de l’étiquette numérique conseille de repenser la manière de terminer les e-mails devenus très fréquents.

Publié en juin 2015, cet article du journal en ligne portugais Observador s’intéresse à une habitude qui paraît anodine, mais qui peut modifier le ton d’un message professionnel : la formule placée juste avant la signature. Pour Judith Kallos, consultante spécialisée dans l’étiquette des e-mails, certaines politesses automatiques ne correspondent plus toujours à l’usage quotidien de la messagerie.

Une formule devenue automatique dans les échanges

Les e-mails ont longtemps reproduit les codes du courrier traditionnel. Au début des années 2000, ils restaient un outil de travail relativement récent. Les utilisateurs cherchaient souvent à écrire vite et avec peu de mots. Les messages courts dominaient aussi sur les téléphones, à une époque où l’envoi pouvait être facturé selon le nombre de caractères.

Une étude menée en 2003 par des chercheurs de l’université de Pennsylvanie, citée dans l’article, observait que les messages se terminaient alors plus volontiers par un remerciement ou une formule affectueuse que par une salutation formelle.

Avec le temps, les usages ont changé. La boîte de réception s’est imposée comme un espace de communication permanente. Les échanges professionnels se sont aussi rapprochés de la conversation instantanée. Dans ce contexte, beaucoup ont réintroduit des marques de distance et de formalité, dont « cordialement » dans les usages français.

Une formule de fin ne vaut pas seulement par les mots employés : elle donne aussi une indication sur la distance, la disponibilité et l’intention de l’expéditeur.

Pourquoi « cordialement » peut paraître vide

Judith Kallos estime qu’une salutation trop neutre peut donner l’impression que l’auteur du message ne sait pas comment conclure. Interrogée par Bloomberg, la consultante compare ce type de fermeture à une conversation interrompue dès que l’on a obtenu ce que l’on voulait.

Le problème ne tient donc pas forcément au mot lui-même. Tout dépend du contexte, du contenu du message et de la relation entre les personnes. Un e-mail détaillé, adressé à une personne que l’on connaît peu, peut appeler une formule de politesse. Une succession de réponses brèves sur un même sujet ne nécessite pas toujours ce rituel.

La spécialiste écarte aussi plusieurs options jugées inadaptées dans certains échanges. Une formule très affectueuse peut sembler déplacée entre collègues ou avec un interlocuteur extérieur. Un simple remerciement, s’il ne correspond pas réellement au contenu du message, peut à l’inverse laisser l’impression d’un envoi expédié.

La fin d’un e-mail dépend surtout de la situation

Avant de choisir une formule, il peut être utile de regarder la nature de l’échange. La même phrase ne produit pas le même effet dans une première prise de contact, une demande administrative ou une discussion déjà engagée depuis plusieurs messages.

• Pour un premier contact, une formule sobre peut marquer la courtoisie attendue.
• Pour une réponse rapide dans un fil déjà actif, la signature peut suffire.
• Pour une demande, remercier a du sens lorsque la personne a effectivement apporté une aide ou une réponse.
• Pour un message sensible, mieux vaut relire l’ensemble du texte plutôt que de compter sur les seuls derniers mots pour corriger le ton.

Judith Kallos invite surtout à ne pas considérer la formule finale comme une obligation mécanique. Selon elle, les e-mails très réguliers fonctionnent désormais souvent comme des messages instantanés. Ils ne reproduisent pas nécessairement la façon dont une conversation en face-à-face se termine.

Dans un échange bref et suivi, un point final, voire l’absence de formule de clôture, peut parfois paraître plus naturel qu’une politesse répétée.

Quelle place pour les formules de politesse en France ?

En France, aucune règle juridique n’impose une formule de politesse particulière dans les e-mails courants. Les usages restent pourtant très présents, notamment dans les relations avec une administration, un employeur, un client ou une personne inconnue.

Le niveau de formalité dépend généralement du destinataire. Dans une démarche administrative ou un courrier professionnel formel, une formule de fin permet de signaler le respect dû à l’interlocuteur. Dans une équipe habituée aux échanges rapides, elle peut vite devenir répétitive, surtout lorsque plusieurs messages se succèdent au cours de la même journée.

La différence essentielle réside dans la cohérence. Un message très direct, accompagné d’une formule particulièrement solennelle, peut créer un décalage. À l’inverse, une absence totale de salutations dans un premier échange peut être interprétée comme de la froideur, même si l’expéditeur souhaitait simplement aller droit au but.

Le ton du message compte davantage que la formule finale

Une formule ne compense pas une demande imprécise ou un ton abrupt. Pour être clair, un e-mail peut annoncer son objet dès les premières lignes, indiquer ce qui est attendu et préciser, si nécessaire, une échéance. La politesse se joue alors dans l’ensemble du message : le choix des mots, la lisibilité et l’attention portée à la réponse de l’autre.

Un exemple simple : après plusieurs échanges sur un même dossier, écrire une phrase complète et claire, puis signer de son prénom, peut suffire. Lors d’un premier message adressé à un service ou à une personne extérieure, prendre le temps d’ajouter une formule adaptée aide à installer un cadre plus courtois.

La signature elle-même peut aussi éviter les malentendus. Le nom, la fonction et un moyen de contact permettent au destinataire d’identifier rapidement son interlocuteur, sans alourdir chaque réponse d’une longue formule. Dans les échanges professionnels, cette information pratique a souvent plus d’utilité qu’une formule répétée à l’identique.

L’idée défendue par Judith Kallos n’est donc pas d’imposer un silence systématique à la fin de chaque e-mail. Elle consiste plutôt à abandonner le réflexe automatique. Selon la situation, une formule brève, une signature ou une simple phrase achevée par un point peuvent suffire.