Formules de politesse dans vos e-mails pro : les experts carrière sont unanimes, voici celles à bannir

Aux États-Unis, des spécialistes de la carrière alertent sur certaines formules de fin d’e-mail pro qui nuisent à votre image.

Les e-mails ont simplifié la vie de bureau, mais un mot de trop ou de travers peut suffire à froisser un client, un supérieur ou un « VIP ». Le média américain TODAY, qui a interrogé plusieurs experts de la carrière et du management, dresse une liste de réflexes à adopter et de formules à éviter dans vos messages professionnels. Un sujet qui concerne aussi directement les salariés et managers français.

Des formules de remerciement qui obtiennent plus de réponses

Une étude menée par Boomerang, une société de logiciels de messagerie basée en Californie, a passé au crible les formules de clôture d’e-mails et leurs effets sur le taux de réponse. Les résultats montrent des écarts significatifs selon la manière de terminer son message.

Les e-mails qui se terminent par une formule de remerciement obtiennent environ 60 % de réponses, contre environ 50 % pour ceux clos par « Best » ou « Regards ».

Autrement dit, exprimer sa gratitude – même simplement par « Merci d’avance » ou « Merci » – augmente sensiblement les chances d’obtenir une réponse. À l’inverse, des signatures plus neutres ou froides génèrent moins de retours. Cette tendance, observée aux États-Unis, rejoint ce que constatent de nombreux recruteurs et managers : un ton courtois et reconnaissant facilite les échanges, surtout à distance.

Être authentique sans perdre le cadre professionnel

Pour la coach de carrière Regan Walsh, interrogée par TODAY, la clé d’un bon e-mail de fin tient en un mot : authenticité.

Elle estime que la formule de clôture doit « être fidèle à ce que vous êtes en tant que personne et à votre activité ». Dans son cas, elle signe souvent avec une formule qui résume son approche de coach orientée soutien.

Elle utilise par exemple « Rooting for you » (« Je suis avec vous » dans l’esprit), une signature que ses clients associent directement à sa personnalité et à sa manière de travailler.

Elle emploie aussi fréquemment « Looking forward » (« Dans l’attente de… », « Hâte de… ») pour exprimer qu’elle se projette déjà dans la future collaboration, la réunion ou l’évènement. Ces expressions, très ancrées dans la culture professionnelle anglo-saxonne, montrent à quel point une signature peut incarner un état d’esprit.

Transposé en France, le conseil reste valable : choisir une formule cohérente avec votre rôle et votre relation avec l’interlocuteur. Un consultant pourra adopter un « Bien à vous » constant, un manager de proximité un « Bonne journée à vous » plus chaleureux, tout en restant dans un registre professionnel.

Éviter les e-mails « roman » qui perdent tout le monde

Autre mise en garde de Regan Walsh : ne pas transformer un e-mail en pavé indigeste. Elle compare parfois la messagerie à un « Far West » où tout est possible… au détriment de l’efficacité.

Elle recommande d’éviter les messages à rallonge, avec une dizaine de paragraphes et autant de demandes différentes, car « tout se perd » et les destinataires finissent par ignorer ou oublier l’essentiel.

Face à ces courriels-fleuves, les réactions sont prévisibles : certains ne lisent qu’en diagonale, d’autres remettent la réponse à plus tard, voire la zappent totalement. Les échanges se multiplient ensuite, créant ce qu’elle appelle un « blitz d’e-mails » qui consomme temps et argent dans l’entreprise.

Catherine Fisher, experte carrière chez LinkedIn, insiste elle aussi sur l’équilibre à trouver. Selon elle, il faut « trouver le juste milieu entre rester soi-même et rester professionnel ». Lorsque le sujet devient trop complexe, elle recommande d’opter pour une réunion ou un appel, puis d’envoyer un e-mail de synthèse plus court et structuré.

Clore en étant précis sur les prochaines étapes

Pour l’experte en business et carrière Kristen David, la fin de l’e-mail doit servir à faire avancer le dossier, pas seulement à saluer poliment. Elle résume sa méthode en une phrase : « toujours terminer en indiquant qui doit faire quoi, et pour quand ».

Un exemple de formulation préconisée : « Merci, j’attends votre retour d’ici vendredi 16 heures. »

Cette précision évite les malentendus fréquents dans le travail à distance : personne ne sait vraiment qui est censé prendre la main ni sous quel délai. Ce pilotage clair en fin de message limite les relances et fluidifie la coordination d’équipe.

Regan Walsh, de son côté, conseille de se méfier des signatures automatiques ou modèles de mails figés qui ne collent pas au contenu du message ou à la relation avec le destinataire. Catherine Fisher invite à écarter les formules trop raides comme « Sincerely » ou « Respectfully » (l’équivalent de « Je vous prie d’agréer… » en français très formel), tout comme les signatures trop relâchées de type « XX » ou simple initiale.

• Éviter : formules glaciales ou archaïques.
• Éviter : abréviations ultra familières ou symboles affectifs.
• Privilégier : des variantes de « Merci » ou « Bien cordialement » adaptées au contexte.

L’humour, un terrain miné dans les e-mails pro

Kristen David met en garde contre un réflexe assez répandu : terminer un e-mail par une plaisanterie censée détendre l’atmosphère. Elle estime que c’est un pari risqué.

Un trait d’humour peut s’effondrer par écrit, être mal compris ou même heurter certains destinataires qui ne partagent pas les mêmes codes.

Sans le ton de la voix, le langage corporel et le contexte, une « blague » devient souvent une phrase ambiguë qui laisse place à l’interprétation. L’experte recommande de réfléchir en priorité au public visé et de se demander si cette note finale apporte réellement quelque chose à la discussion. Dans bien des cas, un message clair, factuel et courtois reste la meilleure option.

Garder en tête que l’e-mail laisse toujours une trace

En tant qu’ancienne avocate, Kristen David rappelle un point que beaucoup sous-estiment : un e-mail ne disparaît jamais vraiment.

Elle souligne que, comme un SMS, un courriel « existe quelque part pour toujours » et qu’il ne faut jamais y écrire quelque chose que l’on n’accepterait pas de voir lu par sa propre mère.

Captures d’écran, transferts en chaîne, recherches ultérieures dans l’historique… un propos agressif ou déplacé peut ressortir des mois plus tard, y compris en contexte juridique. D’où la nécessité de rester mesuré, même sous stress ou conflit.

La bienveillance, filet de sécurité en cas d’erreur

Les experts interrogés par TODAY rappellent que, quel que soit son niveau de maîtrise des codes professionnels, personne n’est à l’abri d’une maladresse. Un « répondre à tous » envoyé à 50 personnes, un oubli de réponse, un fichier non joint… tout arrive.

Catherine Fisher recommande, dans ces situations, d’éviter les justifications à rallonge. L’attitude proposée : reconnaître simplement l’erreur, s’excuser le cas échéant, puis passer à autre chose. La plupart des destinataires feront de même, tant que le ton reste transparent et respectueux.

Regan Walsh va dans le même sens et résume son conseil par un principe général de communication :

« Être gentil, toujours, dans les échanges. Retirer tout ce qui ressemble à une attaque ou à une agressivité et montrer du respect. »

Cette bienveillance ne signifie pas manquer de fermeté, mais s’exprimer sans rabaisser, humilier ou ironiser sur ses interlocuteurs. Une posture qui protège l’image de l’expéditeur comme celle de l’entreprise.

Quelles habitudes adopter dans les e-mails pros en France ?

En France, les usages varient beaucoup selon les secteurs, la taille de l’entreprise et la culture interne. Sur le fond, les conseils des experts américains cités par TODAY restent très proches de ce que recommandent coachs et recruteurs français.

Les équivalents français des formules pointées par TODAY sont bien connus : les « Cordialement » systématiques sans un mot personnalisé, les phrases d’introduction trop rigides copiées-collées, ou à l’inverse les « Biz », « Bises » et émoticônes dans des échanges hiérarchiques ou avec des clients.

Les spécialistes français du recrutement recommandent généralement :

• un ton plus formel avec un client nouveau, un recruteur, une direction ou une administration ;
• un ton légèrement plus direct et chaleureux avec des collègues proches, tout en restant professionnel ;
• des signatures professionnelles claires (fonction, service, coordonnées) sans surcharge graphique ni citations personnelles trop marquées.

Des exemples concrets pour ajuster vos formules

Pour un lecteur français, adapter ces conseils peut passer par quelques changements concrets dans les prochains e-mails professionnels. Par exemple :

Ce type de formulations allie politesse, clarté des attentes et respect du temps de l’interlocuteur. Il rejoint la règle proposée par Kristen David sur le « qui fait quoi et pour quand », tout en restant parfaitement adapté au contexte français.

Les risques d’un mauvais ton… et les bénéfices d’un bon réflexe

Mauvaise formule de politesse, e-mail trop sec ou trop familier peuvent avoir des effets très concrets : réponse qui tarde, client vexé, tension inutile avec un collaborateur, voire trace durable dans un dossier RH ou juridique. À l’inverse, une écriture claire, respectueuse et structurée facilite la coopération au quotidien.

Bien utiliser les formules de fin de message, c’est aussi un moyen discret de piloter la relation de travail : rappeler un délai, souligner une reconnaissance, montrer son implication. Employées de façon cohérente, ces formules deviennent une signature personnelle, facilement associée à votre professionnalisme et à votre fiabilité, comme l’illustrent les experts interrogés par TODAY aux États-Unis.